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机要文件管理需要智能化加强规范
  • 机要文件是中国共产党领导我国发展的重要基础,具有高度的机密性和重要性,机要文是事业单位、组织办公室和部队机要部门工作的重要内容。机要文件的管理也是对秘书部门和机要员的高度考验。

    通过对当前单位机要文件管理的调查得知,单位的秘书和机要员虽意识到机要文件的重要性和秘密性,但是收发文件、印章等环节对信息的保护不够严谨,为窃取信息者制造了机会,导致机密信息泄漏。这是当前机要文件管理面临的重要尴尬问题。其次是机要文件管理设备,其规范性相对低级,缺乏健全的管理设施,缺乏科学系统的约束力,导致机要文件管理质量下降。在收发文件、印章、借阅、复印等方面的规范性都严重缺乏,影响了机要文件的管理。

     正是机要文件属于我国的重要文件,具有严密性和不可窥探性,在文件管理的过程中监督机制是不可避免的,每份文件的收发时间、属性等都要进行严格的登记,以保证登记数据的真实性和全面性,避免出现漏登、错登的现象。因此优化收发文件与登记制度也是文件管理中的重要环节。

    针对以上机要文件管理的低级状态,北京派瑞祥办公家具有限公司受相关部门的委托,研发了一套具有现代智能科技和高性价比的“智能机要文件管理柜”。这套管理系统运用了现实和网络技术相结合,构建了识别传感技术、视频监控技术、网络通信技术、安全防范技术和自动控制技术的文件管理体系,确保了对机要文件管理的安全性、准确性、可靠性和科学性。

    步入21世纪以来,社会各级已经从工业化时代步入了信息化时代,以往的文档管理方式已经远远满足不了时代的需求,在过去的管理方式下,档案管理机构纸质档案的管理耗费人力、物力和财力多,保密性较差,传递慢,存储时间也有限,伴随着信息技术的迅速发展与普及,现代文档的处理对这种管理模式真实性和安全防范等级日益提高,使得文档管理更加科学化。 

    人工智能盛行下,机要文件管理的方法、和理念产生了翻天覆地的变化,迎来了前所未有的巅峰时代。北京派瑞祥“智能机要文件管理柜”抓住了智能时代的机遇,将办公家具与智能科技巧妙结合,对文件储存在介质中,或运用数据库储存,这样一来,只要连接了数字媒体,管理员就可以直接在系统中进行存储、查找、调用与管理,实现文件的数字化可视化,促进机要文件信息的集成化管理,从而达到方便存储的目标,分散数字文件的存储位置,保证机要文件的安全性。

    派瑞祥“智能机要文件柜”要求机要管理员要具备相关专业知识,熟悉管理系统的功能,同时,才能加强对及文件管理信息化的实施,充分发挥信息技术的作用,从而提高机要文件的管理等级。详细介绍如下:

     (1)产品介绍

    RFID智能机要文件柜采用主控系统、文件夹定位系统、RFID识别系统、红外扫描器等结合智能文档管理软件,实现了对文件夹的权限存取、定位管理、智能存取、智能盘点、在线监控等功能,实现对文件的规范化、智能化、自动化管理,有效提高机要文件管理的效率以及存取的可靠性。

    针对涉密性文件资料,柜体装有电控锁,可以通过指纹认证、刷卡、密码输入等方式进行权限开启文件柜门或者二人(一人为监督员)到场共同开启柜门,同时可以通过摄像头记录资料文件存取记录,实现了可靠性管理机密文件的功能。

     


     

    (2)技术参数

    名称

    单位

    规格

    柜体尺寸

    L960mm×W450mm×H1750mm

    柜体层数

    4层---5层

    存储文件

    25份---35份

    柜体容量

    75---105份

    档案盒尺寸

    220mmX240mmX30mm

    RFID天线

    每个夹位嵌入高频RFID天线

    柜体自重

    120KG

    供电功率

    160W

    额定电压/频率

    220V/50 Hz

    (3)功能特点

     

    触摸显示屏

     柜体配有12寸触摸显示屏,实时监控文件夹位状态以及业务处理、信息查询统计等;

    温湿度采集

     柜体配有高精度温湿度传感器,实时采集显示温湿度数值;

    智能定位与指引

     通过夹位的红外感应器智能定位文件位置;

     通过夹位的指示灯智能指引存取文件位置;

     RFID识别

     柜体的每个夹位装有RFID天线,能够对每份文件标签进行自动识别,信息自动上传;

    门禁管理

     柜体装有电控锁,通过RFID卡或指纹、密码等进行(指令)开门权限管理;

    实时监控

     当发生错误存文件时,系统均会发出语音提示和指示灯报警;

    自动照明

     柜体打开后自动照明,方便存取文件资料。

     

    (4)相关流程演示:

     

     

     

    (5)案例展示

     

    (6)产品优势:科技含量高,智能化程度强,管理规范化,文件安全性得到有效监管。图例如下

     

     

    (7)应用领域

     政府单位:机要局

    司法机关:公安局文件管理、

    司令部机关:机要部门

     其他行业:出入境管理机构、教育管理和医院管理等。

     

     

     

     

     

     

    敬请关注:

    派瑞祥智能办公系列产品致力现实和网络新技术的应用,在物品存储和文件管理应用中,创新地推出了有针对性的解决方案:充分应用识别传感技术、视频监控技术、网络通信技术、安全防范技术、自动控制技术,构建高效的物品管理控制系统,提升物品、文件管理的安全性、准确性、可靠性、便利性。并且可以按照各类需求实际定制个性化产品。欢迎新老客户关注派瑞祥办公家具,我们将以崭新的姿态和热情的服务为您提供满意的产品!400-6618-608随时接听您的来电!

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